Einführung

In einer zunehmend komplexen und wettbewerbsorientierten Unternehmenslandschaft gehen die Aufgaben des Payroll-Bereichs inzwischen weit über die korrekte und pünktliche Bezahlung von Mitarbeitern hinaus. Die Abrechnung kann genutzt werden, um auf Fähigkeiten und Ressourcen zuzugreifen und strategische Entscheidungen zuunterstützen. Doch obwohl der Bereich an Bedeutung gewonnen hat, fällt es vielen Unternehmen schwer, den größtmöglichen Nutzen aus ihren Payroll-Systemen zu ziehen.

Zwar gelingt für viele der Wechsel auf neue Technologien und die Cloud, doch die Ergebnisse lassen meist zu wünschen übrig. Hierbei spielen etwa Misstrauen gegenüber der Datenverarbeitung, andauernde manuelle Arbeiten und Fehlerquellen eine Rolle. Es geht um mehr als unzulängliche Technologien. Tatsächlich lässt sich vieles auf ein unzureichendes Change Management zurückführen. Zudem ist es erforderlich, dass Prozesse angepasst, Kompetenzen gefördert und die Organisationsausrichtung und -führung verbessert werden. Die technologische Transformation wird zwangsläufig suboptimale Ergebnisse liefern, wenn menschliche Bedürfnisse und Anforderungen unberücksichtigt bleiben.

Auf der Grundlage zweier umfassender und namhafter Studien – Company Payroll Complexity Report 2024 (CPCR) von Strada und Workday’s Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP) von Workday – beschäftigt sich Bridging the Gap: From Good to Great in Payroll mit aktuellen Herausforderungen und Möglichkeiten in der Payroll-Branche.

Kernthemen:

Wie kann künstliche Intelligenz K(I) und maschinelles Lernen (ML) gewinnbringend eingesetzt werden?
Wie kann Payroll strategisch genutzt werden?
Wie liefern integrierte Systeme wertvolle Erkenntnisse zur Unterstützung des HR-Bereichs?

Anhand anschaulicher Darstellungen des gegenwärtigen Entwicklungsstands und praktischer Empfehlungen können wir Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, Ihre Payroll-Prozesse anzupassen und deren Potenzial voll und ganz auszuschöpfen.

Zusammenfassung

Führungskräfte in den Personal-, Finanz- und Betriebsabteilungen haben die einzigartige Möglichkeit, Technologien nicht nur zur Problemlösung einzusetzen, sondern auch, um zukunftsorientierte Herangehensweisen zu präsentieren und dabei auf das menschliche Miteinander zu setzen.

Hierfür ist es jedoch nicht ausreichend, lediglich ein neues System einzurichten. Viele Führungskräfte mögen vielleicht der Ansicht sein, dass der Einsatz neuester Technologien automatisch Probleme löst, doch die Notwendigkeit eines laufenden, ausgewogenen Konzepts wird hierbei übersehen.

Der allgemeine Trend geht stark in Richtung Automatisierung, einschließlich KI und ML, jedoch müssen die Aufgaben aller Beteiligten in Unternehmen über die Systemauswahl hinausgehen, um das Payroll-Potenzial voll zu erschließen und langfristige Erfolge zu erzielen.

Dieser Prozess erfordert regelmäßige Überprüfungen, Anpassungen und Ausrichtungen an die Kompetenz der Mitarbeiter. Nur so können die Technologien zweckgemäß eingesetzt werden und die Nutzererfahrung verbessern. Selbst die fortschrittlichsten Systeme erzielen nur suboptimale Ergebnisse und sorgen für mehr Probleme als sie lösen, wenn dieses kontinuierliche Engagement fehlt.

Unsere Ergebnisse zeigen, dass vielen Unternehmen das strategische Potenzial des Payroll-Bereichs zwar bewusst ist, sie aber dennoch Probleme haben, dieses maximal auszuschöpfen.

In unserem Company Payroll Complexity Report 2024 wurde die Bedeutung eines vorschriftsmäßigen, fehlerfreien Payroll-Systems – eines „guten“ Systems – hervorgehoben. Dieser Bericht geht nun anhand dieser Erkenntnisse einen Schritt weiter und untersucht die drei Säulen eines „großartigen“ Payroll-Systems: Integration, Einblicke und Skalierung.

Ein großartiges Payroll-System sollte sich nicht nur nahtlos in die HR- und Finanz-Ökosysteme integrieren lassen und fortschrittliche Technologien nutzen können, sondern es sollte auch flexibel und skalierbar genug sein, um die Bedürfnisse unterschiedlicher Abteilungen abzudecken.

So sind 79 % der Befragten auf Vorstandsebene aus dem SAGP-Bericht von Workday der Meinung, dass ihr Unternehmen eine einzige integrierte Plattform nutzt – in Wirklichkeit verwenden die meisten Unternehmen durchschnittlich fünf verschiedene Systeme.

Diese Anpassungsfähigkeit ist wichtig, um sowohl den sich weiterentwickelnden Anforderungen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Payroll-Betriebsabläufe umfassen durchschnittlich 26 Mitarbeiter und erfordern 345 Anpassungen und erneute Durchläufe außerhalb des regulären Lohn- und Gehaltsabrechnungslaufs pro Jahr. Dennoch kommt der CPCR zu dem Ergebnis, dass trotz aller technologischen Fortschritte knapp die Hälfte aller Prozesse (47 %) nach wie vor manuell erledigt werden.

Darüber hinaus herrscht eine gewisse Diskrepanz zwischen den Ansichten der Führungskräfte und den tatsächlichen Gegebenheiten.

Diese Zersplitterung beeinträchtigt die Datengenauigkeit, verringert die Transparenz und erschwert die Integration von KI, ML und Automatisierungstechnik erheblich.

Diese Probleme sind häufig auf eine fehlende Kontrolle der Payroll-Prozesse, unzureichende interne Fähigkeiten und Prozesse ohne Berücksichtigung der menschlichen Komponente zurückzuführen. Ungeachtet des steigenden Automatisierungsbedarfs sind sich 99 % der Befragten aus dem SAGP-Bericht von Workday einig, dass die Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil des Payroll-Prozesses sein müssen.

Wir bei Strada erleben immer wieder, dass Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben, wenn die menschliche Komponente in Payroll-Prozessen so gering wie möglich gehalten wird. Um Payroll-Potenziale voll zu erschließen, ist ein ausgewogenes Konzept, das Technologien und menschliche Einblicke miteinander in Einklang bringt, einfach unverzichtbar.