Introduzione

In un panorama aziendale sempre più complesso e competitivo, il payroll si è evoluto ben oltre il suo ruolo tradizionale di pagamento corretto e puntuale del personale. È divenuto una risorsa vitale che può attingere alle competenze e all'esperienza delle persone e aiutare a prendere decisioni strategiche. Tuttavia, nonostante la crescente consapevolezza della sua importanza, molte aziende hanno difficoltà a sfruttare appieno i vantaggi dei propri sistemi di payroll.

Sebbene le aziende stiano adottando nuove tecnologie ed effettuando la migrazione al cloud, i risultati spesso non sono sufficienti. Infatti, persistono problemi come la scarsa fiducia nei dati, il lavoro manuale continuo e gli errori. Queste sfide non sono più dovute esclusivamente a una tecnologia inadeguata, ma derivano da una mancata gestione del cambiamento, dalla necessità di adattare i processi, di potenziare le competenze delle persone e di migliorare l’allineamento e la gestione dell’azienda. Se non si affrontano le necessità e le esigenze umane, la trasformazione tecnologica porterà inevitabilmente a risultati sfavorevoli.

Il nostro report Bridging the Gap: massimizza il potenziale del payroll unisce le informazioni e i risultati ottenuti da due studi approfonditi e autorevoli: il Company Payroll Complexity Report (CPCR) 2024 di Strada e lo Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP) di Workday, per analizzare le sfide e le opportunità attuali in ambito payroll.

Verranno esaminati i requisiti necessari per garantire l’eccellenza dell’intelligenza artificiale (AI) e dell’apprendimento automatico (ML) e il modo in cui le aziende possono dare una posizione strategica al payroll, nonché come i sistemi integrati e le competenze umane possono fornire insight significativi e migliorare le attività svolte dalle Risorse Umane.

Offrendo un quadro più chiaro della situazione attuale e fornendo indicazioni e consigli pratici, ci proponiamo di aiutare le aziende a trasformare le operazioni di payroll e sfruttarne appieno il loro potenziale.

Riepilogo

I dirigenti delle Risorse Umane, del finance e delle operazioni hanno l’opportunità unica di utilizzare la tecnologia non solo per risolvere i problemi, ma anche per mostrare il proprio approccio lungimirante, mantenendo al tempo stesso una forte enfasi sulla connessione e l’integrazione umana.

Tuttavia, la semplice introduzione di un nuovo sistema non è sufficiente. Forse molti leader si aspettano che l’adozione delle ultime tecnologie possa risolvere automaticamente i problemi, ma questa prospettiva non tiene conto della necessità cruciale di un approccio continuo ed equilibrato.

Sebbene ci sia una forte spinta verso l'automazione, inclusi l'intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico, per sfruttare davvero il potenziale del payroll e garantire il successo a lungo termine, gli stakeholder dell'azienda devono riconoscere che il loro ruolo vada oltre la scelta dei sistemi.

Si tratta di un processo che richiede una valutazione, un adattamento e un allineamento costanti con le competenze umane per garantire che la tecnologia sia adatta allo scopo e che migliori, anziché compromettere, l'esperienza dei dipendenti. Senza questo impegno continuo, anche i sistemi più avanzati possono portare a risultati non ottimali e creare più problemi di quanti ne risolvano.

I risultati delle nostre ricerche mostrano che, sebbene il potenziale strategico del payroll sia ampiamente compreso e riconosciuto, molte aziende fanno ancora fatica a massimizzarlo.

Nel nostro Company Payroll Complexity Report del 2024, abbiamo sottolineato l’importanza di avere un sistema di payroll conforme e privo di errori – un “buon” sistema. Il presente report si propone di fare un passo avanti rispetto a questi risultati, esplorando i tre pilastri che rendono “ottimo” un sistema di payroll: integrazione, insight e scala.

Un ottimo sistema di payroll non solo dovrebbe integrarsi perfettamente con gli ecosistemi di HR e finanza, oltre che essere in grado di mettere a frutto la tecnologia avanzata, ma dovrebbe essere anche abbastanza flessibile e scalabile per soddisfare le diverse esigenze dei vari dipartimenti.

Sebbene il 79% dei partecipanti appartenenti ai consigli di amministrazione intervistati per il SAGP di Workday ritenga che la propria organizzazione operi su un'unica piattaforma integrata, in realtà la maggior parte delle aziende utilizza in media cinque sistemi diversi.

Questa adattabilità è fondamentale per supportare la duplice evoluzione delle esigenze sia dell'organizzazione che dei suoi dipendenti.

In media, le operazioni di payroll coinvolgono 26 dipendenti e richiedono 345 modifiche e riesecuzioni fuori ciclo ogni anno. Tuttavia, nonostante i progressi tecnologici, il CPCR di Strada ha rilevato che quasi la metà di tutti i processi (47%) rimane ancorata al lavoro manuale. È inoltre evidente un distacco tra ciò che i dirigenti ritengono veritiero e ciò che accade effettivamente nella realtà.

Questa frammentazione compromette l'accuratezza dei dati, riduce la trasparenza e rende molto più difficile l'integrazione di intelligenza artificiale, apprendimento automatico e automazione.

Queste sfide sono spesso il risultato di una mancata gestione dei processi di payroll, di competenze interne insufficienti e di processi che non hanno tenuto in considerazione appieno l'aspetto umano. Nonostante l'aumento dell'automazione, il 99% degli intervistati per il SAGP di Workday concorda sul fatto che le persone devono essere parte integrante del processo di payroll.

Noi di Strada abbiamo visto di frequente che, quando la componente umana è ridotta al minimo nei processi di payroll, i risultati sono poco soddisfacenti. Per liberare davvero il potenziale del payroll, è essenziale adottare un approccio equilibrato che valorizzi sia la tecnologia che le competenze umane.