Inleiding

Het bedrijfsleven wordt steeds complexer en concurrerender, en payroll is ontwikkeld tot iets dat veel verdergaat dan het traditionele 'mensen op de juiste manier en op tijd uitbetalen'. Payroll is tegenwoordig een onmisbare tool die niet alleen draait om cijfers, maar ook om het benutten van mensen hun kennis en ervaring, en die kan helpen bij het nemen van strategische beslissingen.Toch blijft het voor veel bedrijven moeilijk om de voordelen van hun payrollsystemen optimaal te benutten, ook al worden ze zich steeds bewuster van het belang ervan.

Hoewel bedrijven technologie en de verplaatsing naar de cloud omarmen, schieten de resultaten vaak tekort. Problemen als een gebrek aan vertrouwen in data, voortdurende handmatige werkzaamheden en fouten blijven bestaan. Deze uitdagingen hebben niet alleen meer te maken met ontoereikende technologie. Ze ontstaan door gebrekkig verandermanagement en de noodzaak om processen aan te passen, de vaardigheden van medewerkers te versterken en de afstemming en governance binnen de organisatie te verbeteren. Als er geen rekening wordt gehouden met menselijke behoeften en vereisten, leidt technologietransformatie onvermijdelijk tot suboptimale resultaten.

In 'Bridging the Gap: From Good to Great in Payroll' worden, op basis van twee uitgebreide en gezaghebbende onderzoeken, namelijk het Company Payroll Complexity Report 2024 (CPCR) van Strada en Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP) van Workday, de huidige problemen en mogelijkheden van de payrollsector van tegenwoordig verkend.

We kijken naar wat er nodig is om ervoor te zorgen dat kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) kunnen uitblinken, en naar hoe bedrijven payroll strategisch kunnen positioneren. Ook lichten we uit hoe geïntegreerde systemen en menselijke expertise doelgerichte inzichten kunnen opleveren en HR-activiteiten kunnen verbeteren.

Ons doel is om bedrijven te helpen hun payrollactiviteiten te transformeren en het volledige potentieel ervan te benutten door ze een duidelijker beeld te geven van de huidige stand van zaken en praktische inzichten en aanbevelingen te bieden.

Samenvatting

HR-, finance- en operationele leiders hebben een unieke kans om technologie niet alleen te gebruiken om problemen op te lossen, maar ook om hun innovatieve aanpak te laten zien, met tegelijkertijd een sterke focus op menselijk contact en samenwerking.

Hiervoor is echter meer nodig dan gewoon een nieuw systeem invoeren. Veel leidinggevenden verwachten misschien dat problemen automatisch worden opgelost zodra ze de nieuwste technologie in gebruik nemen, maar negeren daarbij de essentiële noodzaak van een voortdurende, evenwichtige benadering.

Hoewel er een sterke drang is om automatisering, inclusief AI en ML, in te zetten om het potentieel van payroll volledig aan te boren en succes op lange termijn te garanderen, moeten stakeholders in het hele bedrijf inzien dat hun rol verdergaat dan het kiezen van een systeem. Het is een proces dat continu moet worden geëvalueerd en aangepast, afgestemd op menselijke expertise.

Zo blijft de technologie niet alleen geschikt voor het beoogde doel, maar draagt het ook bij aan het verbeteren van de medewerkerservaring in plaats van deze te belemmeren. Zonder deze blijvende commitment kunnen zelfs de meest geavanceerde systemen leiden tot suboptimale resultaten en meer problemen veroorzaken dan ze oplossen.

Onze bevindingen laten zien dat, hoewel het strategische potentieel van payroll algemeen wordt begrepen en erkend, velen nog moeite hebben met de optimalisatie ervan.

In ons Company Payroll Complexity Report van 2024 hebben we het belang benadrukt van het hebben van een foutloos payrollsysteem dat aan wet- en regelgeving voldoet, oftewel een 'goed' systeem. Met dit rapport willen we nog wat verdergaan met deze bevindingen en de drie pijlers verkennen die een payrollsysteem 'geweldig' maken: integratie, inzichten en schaal.

Een geweldig payrollsysteem is niet alleen naadloos te integreren met de ecosystemen die HR en de financiële afdeling gebruiken en in staat te profiteren van geavanceerde technologie.

Ook is er een kloof tussen wat senior medewerkers denken dat er gebeurt en wat er daadwerkelijk gebeurt. Hoewel 79% van de respondenten op directieniveau in de SAGP van Strada denkt dat hun organisatie werkt met één geïntegreerd platform, gebruiken de meeste bedrijven in werkelijkheid gemiddeld vijf verschillende systemen.

Het moet ook flexibel en schaalbaar genoeg zijn om tegemoet te komen aan de diverse behoeften van verschillende afdelingen. Deze aanpasbaarheid is de sleutel tot het ondersteunen van de veranderende dubbele vereisten van zowel de organisatie als de medewerkers.

Gemiddeld zijn er 26 medewerkers betrokken bij de payroll en zijn er elk jaar 345 aanpassingen en herhalingen buiten de cyclus om nodig. Toch bleek uit het CPCR dat ondanks alle technologische vooruitgang bijna de helft (47%) van alle processen nog steeds verzonk in handmatige werkzaamheden.

Deze fragmentatie ondermijnt de nauwkeurigheid van gegevens, vermindert de transparantie en maakt het veel moeilijker om AI, ML en automatisering te integreren.

Deze problemen zijn vaak het gevolg van een gebrek aan payrollgovernance, te weinig interne vaardigheden en processen waarin niet volledig rekening is gehouden met het menselijke aspect. Ondanks de toename van automatisering is 99% van de respondenten in de SAGP van Workday het ermee eens dat mensen een essentieel onderdeel moeten zijn van de payroll.

Bij Strada hebben we keer op keer gezien dat wanneer in de payrollprocessen het menselijke aspect wordt geminimaliseerd, de resultaten tegenvallen. Om het potentieel van de payroll echt te ontketenen, is een evenwichtige benadering waarin zowel technologie als mensen op waarde worden geschat, van essentieel belang.