Outsourcen oder nicht outsourcen, das ist hier die Frage

Outsourcen oder nicht outsourcen,
das ist hier die Frage

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt stehen vor der Frage, ob sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung extern abwickeln lassen sollen. Unsere Umfrage ergab, dass die Wahrscheinlichkeit, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert wird, mit der Anzahl der Länder steigt, in denen ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt und damit ebenfalls die Anzahl der Payroll-Anbieter steigt, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet.

Anzahl der Payroll-Anbieter im Vergleich zur Anzahl an Ländern, in denen ein Unternehmen (> 1.000 Mitarbeiter) Mitarbeiter beschäftigt

Outsourcing nach Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist

Unabhängig von der Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, planen die meisten Unternehmen in unserer Umfrage, die ihre Payroll-Abwicklung noch nicht ausgelagert haben, auch für die Zukunft kein Outsourcing.

Nur 2 % der Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern planen derzeit ein Outsourcing-Projekt. Allerdings sind alle Unternehmen, die sich laut dieser Studie in der Planungsphase für das Outsourcing befinden, in mehr als 6 Ländern aktiv.

Das zeigt, dass multinationale Unternehmen, mit einer komplexeren Situation konfrontiert sind, in der ein Outsourcing-Modell in Betracht gezogen werden sollte.

Neigung zur Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung abhängig von der Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist

Mit zunehmender Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, steigt auch die Payroll-Komplexität sowie der Bedarf an mehr Fachwissen für deren effektive Verwaltung. Die Payroll-Komplexität unterscheidet sich deutlich von Land zu Land, daher ist eine effektive Verwaltung von entscheidender Bedeutung.

Unsere Studie hat ergeben, dass die Bereitschaft zum Outsourcing erheblich zunimmt, wenn ein Unternehmen in 2 bis 3 Ländern tätig ist. Diese „Outsourcing-Übergangszone“ ist unten in einem Diagramm dargestellt, das den Wendepunkt hervorhebt, an dem die meisten Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung entweder auslagern oder dies zumindest in Betracht ziehen sollten.

Warum lagern Unternehmen die Gehaltsabrechnung nicht aus?

Abgesehen von der Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, gibt fast 1 von 5 (18 %) Befragten an, dass der Grund für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise oder vollständig darin liegt, dass Outsourcing Teil einer Unternehmensstrategie ist, in der nicht-strategische Aktivitäten ausgelagert werden.

Auf die Frage, warum sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung noch nicht ausgelagert haben bzw. dies nicht in Erwägung ziehen, gaben zwei Drittel (66 %) der Befragten aus Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern an, dass sie mit ihrem derzeitigen Payroll-Modell zufrieden sind. Von denjenigen, die mit ihrem derzeitigen Abrechnungsmodell zufrieden sind, läuft die Abwicklung bei der Mehrheit entweder vollständig oder überwiegend intern ab.

Never change a running system

Wenn das bestehende Payroll-System – auch wenn es ineffizient ist – funktioniert, möchten viele Unternehmen kein Risiko eingehen, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern. Als weitere Gründe gegen eine Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nannten 12 %, dass der Aufwand dafür zu groß wäre, und 10 % gaben an, dass sie nicht in der Lage seien, eine überzeugende Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen.

Dies unterstreicht die Wahrnehmung auf dem Markt, dass auch geringe Risiken oft die potenziellen Vorteile überwiegen, die Unternehmen aus dem Outsourcing ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung ziehen können.

Dies wird wahrscheinlich durch die Tatsache untermauert, dass bei 29 % der Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht ausgelagert hatten, in den letzten 5 Jahren einen Verstoß gegen die gesetzlichen Vorgaben zur Lohn- und Gehaltsabrechnung geahndet wurden. Damit schneiden sie im Vergleich mit den Gesamtzahlen für Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften bei der Payroll gut ab. 53 % der Befragten in unserer Studie gaben an, dass ihr Unternehmen in den letzten 5 Jahren für die Nichteinhaltung von Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Rechenschaft gezogen wurde.

Die 10 Länder mit der höchsten Komplexität in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Quelle: Global Payroll Complexity Index 2023

Strafen für eine nicht gesetzeskonforme Payroll

Auffallend ist, dass etwas mehr als jeder zweite Befragte (53 %) angab, dass seinem Unternehmen in den letzten fünf Jahren in der einen oder anderen Form wegen einer nicht gesetzeskonformen Lohn- oder Gehaltsabrechnung eine Strafe auferlegt wurde. Ist ein Unternehmen in einem der 10 Länder mit der höchsten Komplexität tätig, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Strafen verhängt werden, besonders hoch.

Die logische Schlussfolgerung daraus ist, dass das Risiko für eine Strafe steigt, wenn die Payroll-Verwaltung in mehr Ländern durchgeführt wird, da dadurch mehr Vorschriften zu befolgen sind.

Dies ist jedoch nicht so eindeutig, wie es scheint. Es stimmt zwar, dass die Wahrscheinlichkeit einer Strafe umso größer ist, in je mehr Ländern ein Unternehmen tätig ist. Unsere Daten zeigen aber, dass in denjenigen Unternehmen, die in mehr als 20 Ländern tätig sind, weniger Verstöße geahndet wurden als in denjenigen, die in 2 bis 5 Ländern aktiv sind, aber mehr als in denjenigen, die in 6 bis 10 Ländern tätig sind.

Dies ist jedoch nicht so eindeutig, wie es scheint. Es stimmt zwar, dass die Wahrscheinlichkeit einer Strafe umso größer ist, in je mehr Ländern ein Unternehmen tätig ist. Unsere Daten zeigen aber, dass in denjenigen Unternehmen, die in mehr als 20 Ländern tätig sind, weniger Verstöße geahndet wurden als in denjenigen, die in 2 bis 5 Ländern aktiv sind, aber mehr als in denjenigen, die in 6 bis 10 Ländern tätig sind. Was ist also die Ursache dafür? Es mag sein, dass es in den letzten Jahren Kleinigkeiten übersehen wurden oder bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung menschliches Versagen dazu geführt hat, dass Strafen verhängt wurden. Was diese Zahl aber deutlich zeigt, ist, dass die Payroll-Prozesse verbessert werden können, um Strafen in Zukunft zu vermeiden.

Haben Sie in den letzten 5 Jahren wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Strafe erhalten?

Haben Sie in den letzten 5 Jahren wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Strafe erhalten? (Aufgeschlüsselt nach Anzahl der Länder, in denen die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwaltet wird)

Die Chance proaktiv zu handeln, anstatt zu reagieren

Die Tatsache, dass viele Unternehmen für nicht gesetzeskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnungen bestraft wurden, ist größtenteils auf sich ändernde Regeln und Vorschriften zurückzuführen. Dieser Faktor wird noch verstärkt, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern verwaltet wird, wie unser zuvor veröffentlichter Global Payroll Complexity Index 2023 zeigt.

Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, proaktiv zu handeln und die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzugehen, indem sie sich an Outsourcing-Partner wenden, die mit der Payroll in mehreren Ländern vertraut sind. Auf diese Weise kann ein Teil der Last der Payroll-Verwaltung von ihnen genommen werden.