Subcontratar o no subcontratar: esa es la cuestión

Subcontratar o no subcontratar:
esa es la cuestión

El dilema al que muchas empresas del mundo se enfrenta es si subcontratar la gestión de su nómina o no. Nuestra encuesta desveló que cuanto mayor es el número de países donde las empresas tienen empleados, más probable es que subcontraten la gestión de su nómina y que también aumenten el número de proveedores de nómina que usen.

Número de proveedores de servicios de gestión de nómina contra el número de países donde las empresas (de menos de 1000 empleados) tiene empleados

Subcontratación contra el número de países en los que opera una empresa

Independientemente del número de países en los que una empresa opera, la mayoría de las empresas que participaron en nuestra encuesta no tiene pensado subcontratar si no lo ha hecho antes.

Solo el 2 % de las empresas con más de 1000 empleados tiene actualmente un proyecto de subcontratación en marcha. Sin embargo, todas las empresas del estudio que se encuentran en la etapa de planificar la subcontratación operan en más de seis países.

Esto es importante porque muestra que la mayoría de las empresas que operan en diferentes países se enfrenta a un panorama más complejo en el que debe considerar un modelo de subcontratación.

Propensity to outsource payroll based on the number of countries a company operates in

Conforme el número de países en los que una empresa opera aumenta, también aumenta la complejidad de la nómina, así como la necesidad de más conocimiento para gestionarla de forma efectiva. La complejidad de la nómina puede variar abismalmente de un país a otro, por lo que asegurarse de que puedas gestionarla de forma efectiva es crucial.

Otro estudio desveló que en una empresa que opera en dos o tres países, la tendencia a la subcontratación aumenta considerablemente. En el siguiente diagrama se representa esta zona de transición a la subcontratación, donde se destaca el punto de inflexión en el que la mayoría de las empresas contrata un proveedor para su nómina o, por lo menos, comienza a considerarlo.

¿Por qué las empresas no subcontratan los servicios de gestión de nómina?

Además del número de países en los que una empresa opera, casi una de cada cinco (18 %) de las personas encuestadas afirmó que la subcontratación de la nómina se debió total o parcialmente a que subcontratar era parte de su estrategia corporativa de contratar actividades no estratégicas.

Cuando se les preguntó a los encuestados por qué no habían subcontratado su nómina o por qué no lo consideraban, dos tercios (66 %) de las empresas de más de 1000 empleados declararon estar satisfechos con su modelo de gestión de nómina. La mayoría de ellas opera total o casi totalmente de forma interna.

Si así funciona, no necesitas cambiarlo

A menudo, cuando el sistema de gestión de nómina actual funciona, aunque no sea tan eficiente, muchas personas se cuestionan por qué deberían subcontratar la gestión de nómina y arriesgarse a implantar un sistema peor.

Entre otras razones para no subcontratar la gestión de nómina, el 12 % de las personas encuestadas dijo que supondría mucho trabajo, y el 10 % declaró que no tenía la capacidad de encontrar una justificación económica.

Esto destaca la percepción en el mercado de que los riesgos, aunque sean pequeños, a menudo pesan más que los posibles beneficios que las empresas podrían aprovechar si subcontrataran la gestión de su nómina.

Probablemente, esto se ve respaldado por el hecho de que el 29 % que no ha subcontratado ha recibido penalizaciones por falta de cumplimiento normativo en la nómina durante los últimos cinco años. Esto se compara favorablemente con los números generales de penalizaciones por incumplimiento normativo en materia de nóminas. El 53 % de los encuestados dijo que su empresa había recibido una penalización durante los últimos cinco años por problemas de incumplimiento normativo relacionados con la nómina.

Los 10 primeros países en complejidad de nóminas

Fuente: Índice de Complejidad de Nómina Global 2023

Penalización por incumplimiento normativo en materia de nóminas

Un dato alarmante es que uno de cada dos (53 %) de los participantes del estudio haya recibido una penalización por incumplimiento de la normativa en materia de nóminas durante los últimos cinco años. También parece que si una empresa opera en alguno de los diez países más complejos, la probabilidad de recibir una penalización aumenta.

Sería lógico darse cuenta de que si gestionas tu nómina en más países, la probabilidad de recibir una penalización aumenta, ya que el número de leyes que se deben cumplir aumenta.

Sin embargo, esto podría no ser tan claro como parece. Si bien es cierto que las probabilidades de recibir una penalización son mayores cuando se opera en varios países, nuestra información muestra que las empresas que operan en más de veinte países tienen menos penalizaciones que aquellas que operan en entre dos y cinco, pero más que las que operan en entre seis y diez naciones.

Sin embargo, esto podría no ser tan claro como parece. Si bien es cierto que las probabilidades de recibir una penalización son mayores cuando se opera en varios países, nuestra información muestra que las empresas que operan en más de veinte países tienen menos penalizaciones que aquellas que operan en entre dos y cinco, pero más que las que operan en entre seis y diez naciones. ¿Cuál es la raíz de este problema? Es posible que estas penalizaciones se deban a pequeños descuidos o errores humanos en los procesos de nómina durante los últimos años. Sin embargo, lo que este número muestra claramente es que hay oportunidad de mejorar los procesos de nómina para evitar las penalizaciones en el futuro.

¿Has recibido alguna multa por incumplimiento normativo en materia de nómina durante los últimos cinco años?

¿Has recibido alguna multa por incumplimiento normativo en materia de nómina durante los últimos cinco años? (Segmentado por número de países en los que se gestionan nóminas)

Oportunidad para adoptar un enfoque proactivo y no reactivo

El hecho de que muchas empresas hayan recibido penalizaciones por incumplimiento normativo en la gestión de nómina podría atribuirse, en gran medida, al cambio en las normativas y regulaciones. Este factor aumenta si se gestiona la nómina en varios países, como lo ejemplificamos en nuestro recurso Índice de complejidad de nómina global 2023.

Sin embargo, las empresas tienen la oportunidad de ser proactivas y abordar la complejidad de la nómina a nivel global subcontratando el servicio. De esta forma, pueden aliviar parte de la carga que la gestión de la nómina conlleva.