Esternalizzare o non esternalizzare, questo è il dilemma

Esternalizzare o non esternalizzare,
questo è il dilemma

Una domanda che molte aziende in tutto il mondo si pongono è se esternalizzare il payroll. Dal nostro sondaggio è emerso che, maggiore è il numero di Paesi in cui un’azienda dispone di personale, maggiore è anche la probabilità che esternalizzi il payroll e il numero di fornitori di payroll utilizzati.

Numero di fornitori di payroll vs numero di Paesi in cui un’azienda (> 1.000 dipendenti) dispone di personale

Outsourcing vs numero di Paesi in cui opera un'azienda

Indipendentemente dal numero di Paesi in cui opera, la maggior parte delle aziende comprese nel nostro sondaggio, che non ha già esternalizzato il proprio payroll, non ha in programma di farlo. Solo il 2% delle aziende con più di 1.000 dipendenti ha un progetto di outsourcing in corso.

Tuttavia, la totalità delle le aziende coinvolte nello studio e che stanno pianificando l’esternalizzazione operano in più di 6 Paesi. Questo dato è importante perché evidenzia che le aziende attive in più Paesi devono affrontare un panorama più complesso in cui è necessario prendere in considerazione un modello di outsourcing.

Con l’aumentare del numero di Paesi in cui un’azienda opera aumenta anche la complessità del payroll e la necessità di maggiori competenze per gestirlo in maniera efficace. La complessità del payroll varia drasticamente tra i diversi Paesi, pertanto è fondamentale riuscire a gestirla in maniera efficace.

Tendenza a esternalizzare il payroll sulla base del numero di Paesi in cui un’azienda opera

Dal nostro studio è emerso che, per le aziende che operano in 2-3 Paesi, la propensione a esternalizzare aumenta drasticamente.

La “zona di transizione verso l’outsourcing”, rappresentata nel seguente diagramma, indica il punto di svolta in cui la maggior parte delle aziende esternalizza il payroll o dovrebbe almeno considerare di farlo.

Perché le aziende non esternalizzano il payroll?

A prescindere dal numero di Paesi in cui opera, quasi un’azienda su cinque (18%) dichiara che la decisione di esternalizzare il proprio payroll dipende in parte o completamente dalla strategia aziendale di esternalizzazione delle attività non strategiche.

Quando è stato chiesto ai partecipanti di spiegare perché non esternalizzano il loro payroll o non prendono nemmeno in considerazione di farlo, due terzi (66%) delle aziende con più di 1.000 dipendenti hanno spiegato di essere soddisfatte del proprio modello attuale di gestione del payroll. La maggior parte di coloro che sono soddisfatti del modello attuale di gestione del payroll opera in parte o del tutto internamente.

Squadra che vince non si cambia

Se il sistema di elaborazione del payroll attualmente in uso funziona, anche se in maniera inefficiente, molti si chiedono che senso abbia esternalizzare il payroll e correre il rischio che qualcosa vada storto.

Come ulteriori motivi per non esternalizzare il payroll, il 12% ha dichiarato che sarebbe troppo impegnativo, mentre il 10% che non è in grado di redigere un business case convincente.

Questo evidenzia la percezione all’interno del mercato che i rischi, per quanto ridotti, superino i potenziali vantaggi di cui un’azienda godrebbe esternalizzando le proprie operazioni di payroll.

Ciò ha probabilmente a che fare con il fatto che il 29% delle aziende che non hanno fatto outsourcing è incorso in sanzioni per mancata conformità negli ultimi 5 anni. Questo dato è positivo rispetto al numero totale di sanzioni per mancata conformità.

Il 53% dei partecipanti allo studio ha dichiarato che, negli ultimi 5 anni, la propria azienda è andata incontro a sanzioni per mancata conformità in relazione al payroll.

I primi 10 Paesi per complessità del payroll

Fonte: Global Payroll Complexity Index 2023 di Strada

Sanzioni per mancata conformità del payroll

Il fatto che poco più di uno su due (53%) dei partecipanti allo studio abbia ricevuto, in un modo o nell’altro, una sanzione per mancata conformità negli ultimi 5 anni è sorprendente. Sembrerebbe inoltre che, per le aziende che operano in uno dei 10 Paesi più complessi, il rischio di incorrere in sanzioni sia maggiore.

Sarebbe quindi logico concludere che, se si gestisce il payroll in più Paesi, il rischio di sanzioni è maggiore in quanto aumentano le regole da rispettare.

Tuttavia, non è così semplice. Sebbene sia vero che il rischio di incorrere in sanzioni aumenta in base al numero di Paesi in cui si opera, dai nostri dati è emerso che le aziende che operano in più di 20 Paesi sono andate

incontro a un numero minore di sanzioni rispetto a quelle che operano in 2-5 Paesi, ma maggiore rispetto a quelle che operano in 6-10. Quindi, qual è il motivo? Ciò potrebbe essere dovuto a piccole sviste o errori umani

nei processi di payroll degli ultimi anni che hanno portato a delle sanzioni. Tuttavia, questo grafico mostra in maniera chiara che è possibile migliorare i processi di payroll per evitare sanzioni future.

Nel corso degli ultimi 5 anni hai ricevuto una sanzione per mancata conformità nel payroll?

Nel corso degli ultimi 5 anni hai ricevuto una sanzione per mancata conformità nel payroll? (Risposte suddivise a seconda del numero di Paesi in cui viene gestito il payroll)

Proattività e non reattività

Il fatto che molte aziende siano incorse in sanzioni per mancata conformità nel payroll ha a che fare principalmente con il cambiamento delle regole e normative. Questo fattore si accentua nel caso della gestione del payroll in più Paesi, come è emerso dal nostro Global Payroll Complexity Index 2023, pubblicato in precedenza.

Tuttavia, le aziende hanno l’opportunità di agire proattivamente e affrontare la complessità del payroll esternalizzandolo a un partner esperto di payroll multi-country. In questo modo è possibile ridurre il peso della gestione del payroll.