Outsourcen of niet outsourcen, dat is de vraag

Outsourcen of niet outsourcen,
dat is de vraag

De vraag waar veel bedrijven wereldwijd mee geconfronteerd worden, is of ze hun payroll wel of niet moeten outsourcen. Ons onderzoek toont aan dat hoe groter het aantal landen is waarin een bedrijf mensen in dienst heeft, hoe meer men geneigd is de payroll te outsourcen. Het aantal payroll-leveranciers dat men gebruikt, stijgt dan eveneens.

Aantal payroll-leveranciers versus aantal landen waarin een bedrijf (>1K medewerkers) mensen in dienst heeft

Outsourcing versus het aantal landen waarin een bedrijf actief is

Ongeacht het aantal landen waarin een bedrijf actief is, zijn de meeste bedrijven in ons onderzoek niet van plan te outsourcen als ze dit nog niet gedaan hebben.

Slechts 2% van de bedrijven met meer dan 1000 medewerkers is momenteel bezig met een outsourcingsproject. Alle bedrijven binnen dit onderzoek die in de planningsfase van outsourcing zitten, zijn echter actief in zes of meer landen.

Dit is belangrijk, aangezien het laat zien dat bedrijven die in meerdere landen actief zijn, te maken hebben met een ingewikkelder landschap bij het overwegen van een outsourcingsmodel.

Neiging payroll te outsourcen gebaseerd op het aantal landen waarin een bedrijf actief is

In hoe meer landen een bedrijf actief is, hoe complexer de payroll wordt, en hoe groter de behoefte aan meer kennis om deze effectief te beheren. De payrollcomplexiteit varieert enorm tussen landen, dus is het essentieel om ervoor te zorgen deze effectief kan worden beheerd.

Ons onderzoek toont aan dat wanneer een bedrijf actief is in twee of drie landen, de neiging tot outsourcing aanzienlijk toeneemt. Het diagram hieronder geeft deze 'transitiezone voor outsourcing' weer en toont het kantelpunt waarop de meeste bedrijven hun payroll outsourcen of dat ten minste zouden moeten overwegen.

Waarom besteden bedrijven hun payroll niet uit?

Naast het aantal landen waarin een bedrijf actief is, geeft bijna één op de vijf (18%) van de deelnemers als reden voor het outsourcen van hun payroll aan dat dit geheel of gedeeltelijk het gevolg was van hun bedrijfsstrategie om niet-strategische activiteiten te outsourcen.

Op de vraag aan deelnemers waarom ze hun payroll niet outsourcen of dit niet overwegen, antwoordde twee derde (66%) van de bedrijven met meer dan 1000 medewerkers dat ze tevreden zijn met hun huidige leveringsmodel voor de payroll. De meerderheid van degenen die tevreden zijn met hun huidige leveringsmodel, voert dit proces geheel of bijna geheel intern uit.

Als het niet kapot is,
repareer het dan niet

Als een bestaand systeem voor payrollverwerking goed werkt, zelfs als het inefficiënt is, vragen veel mensen zich af waarom ze het risico zouden lopen dat er iets misgaat door de payroll te outsourcen.

Gevraagd naar andere redenen om de payroll niet te outsourcen, zei 12% dat het te veel werk is en 10% dat ze het zakelijk gezien niet hard konden maken.

Dit benadrukt de marktperceptie dat de risico's, hoe klein ze ook zijn, zwaarder wegen dan de potentiële voordelen voor de organisatie van het outsourcen van hun payrollactiviteiten.

Dit blijkt waarschijnlijk ook uit het feit dat 29% van de bedrijven die niet outsourcen, in de afgelopen vijf jaar een boete heeft gekregen vanwege niet-naleving op het gebied van payroll.

Dit steekt gunstig af bij de algemene cijfers voor dergelijke boetes. 53% van de deelnemers aan ons onderzoek gaf aan dat hun bedrijf in de afgelopen vijf jaar een boete heeft gekregen voor nalevingsproblemen op het gebied van payroll.

Top 10-landen payrollcomplexiteit

Bron: 2023 Global Payroll Complexity Index Report

Boetes voor het niet-naleven van payroll-verplichtingen

Het is een opvallend feit dat meer dan de helft (53%) van de deelnemers in het onderzoek gedurende de afgelopen vijf jaar een dergelijke boete heeft gekregen. Het bleek ook dat wanneer een bedrijf actief is in een van de tien meest complexe landen er een grotere kans bestaat op het krijgen van een boete.

Het is een logische conclusie dat, wanneer je payroll beheert in meer landen, de kans op een boete toeneemt, aangezien er meer regels zijn die nageleefd moeten worden.

Het is echter niet zo eenduidig als het misschien lijkt. Het is waar dat, in hoe meer landen een bedrijf actief is, hoe meer risico het loopt op het krijgen van een boete. Toch blijkt uit onze gegevens dat de organisaties die in meer dan 20 landen actief zijn, minder boetes kregen dan organisaties die actief zijn in twee tot vijf landen, maar meer dan organisaties die actief zijn in zes tot tien landen.

Wat is de hoofdoorzaak hiervan?

Het zou kunnen dat er de afgelopen jaren kleine vergissingen zijn opgetreden of menselijke fouten zijn gemaakt in payrollprocessen, die resulteerden in boetes.

Wat deze grafiek in elk geval duidelijk toont, is dat er ruimte is voor verbetering in payrollprocessen, om boetes in de toekomst te voorkomen.

Heb je in de afgelopen vijf jaar een boete gekregen voor niet-naleving op het gebied van payroll?

Heb je in de afgelopen vijf jaar een boete gekregen voor niet-naleving op het gebied van payroll? (Gesegmenteerd naar het aantal landen waarin payroll wordt beheerd.)

De mogelijkheid om proactief te handelen in plaats van reactief

Het feit dat veel bedrijven boetes hebben gekregen voor niet-naleving op het gebied van payroll, is grotendeels toe te schrijven aan wijzigingen in regels en voorschriften. De kans hierop wordt groter wanneer er payroll wordt beheerd in verschillende landen, zoals geïllustreerd in onze eerder uitgebrachte 2023 Global Payroll Complexity Index Report.

Bedrijven kunnen zich echter proactief opstellen en de complexiteit rondom hun payroll aanpakken door op zoek te gaan naar outsourcingspartners die ervaring hebben met payroll in meerdere landen. Op deze manier kan de verantwoordelijkheid voor payroll gedeeltelijk overgedragen worden.